会议管理

       汉语词典中对“会议”这个名词的释义为：“为了解决问题而进行的交流活动”。这可能是企业中最普遍的日常工作内容之一。我们每天都接触到各种各样的会议，但是在这些会议之后我们的问题有没有得到解决，我们的疑问有没有得到答案？或者会议讨论出来的结果与方案有没有会后的执行与跟进？有没有安排对执行和跟进的结果进行反馈的下次会议？

     带着这些疑问，2022年12月4日，“致远集团职业经理人训练营---第八讲《会议管理》”课程中进行了解答。

参加一场会议的成本分析

会议成本=时间成本+金钱成本+效益成本+机会成本

如果将这些成本换算成金额，这将会是一笔数额巨大的数字。这就带来了第一个疑问---我们为什么要花这么大的代价去开会？

会议的作用

会议的作用主要有以下六个方面组成：集思广益、问题讨论并产生决策、听取汇报与分配任务、融合意见并达成共识、资讯分享和政策宣传、表彰先进鼓舞士气。

从以上六个方面分析，会议的作用为企业正常发展及运营做出了不可磨灭的贡献。但是为什么我们日常所经历的会议为什么会让参会者“谈会色变”呢？

会议的部分现状

 “走神、打瞌睡、反感、与我无瓜”这几种心态想必是非常常见的。造成这样的情况有可能是以下几个原因造成的：

1.会议前组织者没有准备会议大纲材料,或者已准备参会者不阅读；

2.参会者不清楚会议的议题、目标、不知道是否有必要参加会议；

3.延时召开,延迟结束；

4.人在曹营心在汉,忙于处理工作,或者闭目眼神一言不发的局外人；

5.该来的人没来，陪衬的人一大堆的；

6.无理打断发言,不尊重发言人的；

7.争吵、推卸、指责、跑题的；

8.会议讨论议而不决,决而不行,行而不通的；

9.会后无人执行无人跟进的；

在我们知道了这些会议存在的问题后，我们需要思考：我们应该怎么做才能让一场会议变得能吸引人且有效益呢？

高校会议

一场高效的会议有以下四个原则组成：

原则一：废除不必要的会议；

原则二：排除不需要参会的人员；

原则三：准时开始，准时结束；

原则四：重视开会的结论并做出后续跟踪的安排。

如何开展高效的会议

作为组织者，策划一场会议需要确定好议题、会议的目的、关联的人物、会议的方式、会议的性质、会议的频率。

1.按会议的议题和性质来分类：有综合性的会议，也有专项性的会议。

2.按会议的目的：常规会议、临时会议。

3.按会议的方式：面对面、视频会议、电话会议。

4.按人数：一对一会议、团体会议。

5.按频率：日会、周会、月会、季度会、年会等。

一个中心三个基本点

       会议议程作为会议的中心，需要包含清晰的目的、与会议目的相匹配的需求、合理的安排、分工明确、提前预告参会人员。

会前准备需要列一份清单，主要内容需要包含会议目的、会议形式、会议议程、时间、地点、会场摆设安排、工作人员工作内容安排、主持人、参会人员、参会邀约、参会指引、会议本身及参会者需要的相关资料、异常情况的预防及处理预案、决议的记录、会后追踪安排记录。

会中控制，在会议中，我们会遇到很多种情况。作为一个会议的组织者与参会人员，对于会议过程的把控是尤为重要的。一场会议能否顺利的按时且高效的举行，组织者需要对会议的时间、流程、工作人员的要求、参会人员的要求进行控制。并在会议过程中对讨论的过程进行把控并对讨论的结果进行总结。

     关于会议过程中的成果把控：

1.时刻检视：会议是否在为既定的目标服务。

2.记录：是否在每项议题讨论结束后将讨论结果进行及时整理，形成记录。

3.时间：如果时间允许，可以对未讨论出结果但超时的内容进行处理。

4.责任人：对于所有执行性的决议，都要有明确的责任人和完成时间。

5.梳理：会议结束前，回顾会议议程，梳理是否主要的问题都得到了解决。

6.下次预告：如果有必要，可以暂定下次会议的大体时间。

会后跟进

     会议的本质就是提出问题→讨论问题➝得出结论➝按章执行。

     在一场会议结束后，无论是组织者还是参会者，我们都花费了很多的时间和精力去完成这场会议。在前文的成本计算中，我们也知道企业为此也付出了极高的成本。因此所获得的结论都是非常珍贵的，高效地利用，有效的执行是所有参会人员应尽的责任和义务。

    所以在会议结束后，对于会议中讨论出的结果，组织者和参会人员需要做什么呢？

     组织者：

1.尽快地将会议纪要发送给每个参会人员；

2.将会议精神迅速传达到相应的部门；

3.对会议中确认的任务承担者，询问所需要的资源和支持，给予鼓励；

4.总结会议成功或失败的经验、教训，持续改进，为下次会议或者其他的会议组织者提供参考资料。

   参会者：

1.收到会议记录后要细读。   

2.规划自己任务的完成方法。

3.了解其他参会者的想法。

4.会议事项的督办：安排专人跟进会议决议的落实情况并及时公布，将会议决议的落实和执行结果作为对相关责任者的考评指标之一。

会后重点

 会后跟进的重点：

1.行动追踪：行动项目是确定的，需要具体落实好这个事情谁来做、何时做、怎么做、在哪做。

2.执行人追踪：行动落到具体人的身上，将被分配到工作的人进行追踪落实，确保其清楚、理解、明白应该如何执行。

3.完成时间追踪：按时按质地完成决议定下的事情。

4.追踪人追踪执行人：24小时内、48小时内，对会议纪要进行复盘梳理。重要的事情再次通知，制定过程通知表，复盘敲定。

开会+不落实=零效用

布置工作+不检查=零效用

抓住不落实的事+盯住不落实的人=落实

最后，祝愿大家能够以积极的心态开展必要的会议，做好准备，做好记录。在会议后做好执行与跟进，

积极努力，奋发向上！加油！